“Het duurste onderhoud is onderhoud dat niet nodig is.”

Met deze uitspraak opende Johan van de Pol (algemeen directeur Pontifexx) de Essit-bijeenkomst ‘Grip op gegevens: datagedreven werken in de tactische laag’ op 14 april 2026.

Wanneer grijp je in? Hoe bepaal je het juiste moment voor onderhoud? En hoe leer je van wat er buiten gebeurt? Tijdens de bijeenkomst lieten Pontifexx en de gemeente Rotterdam zien hoe je als gemeente kunt doorgroeien naar professioneel, datagedreven beheer.

Doorgroeien naar datagedreven assetmanagement

Professioneel assetmanagement betekent dat je assets gedurende hun hele levensduur gestructureerd beheert, met aandacht voor prestaties, kosten, risico’s en publieke waarde.

Dat vraagt om:

• inzicht in wat je hebt (areaal en assets);
• duidelijkheid over de functies van assets;
• kennis van mogelijke faalmechanismen;
• het definiëren van passende maatregelen;
• het borgen van de juiste competenties in de organisatie.

Het tactisch gat

In veel organisaties is de inrichting van processen en systemen nog versnipperd. Beheerders en assetmanagers leren onvoldoende van informatie uit de praktijk. Tussen strategie en uitvoering ontstaat daardoor een zogenoemd tactisch gat: de laag die beleid vertaalt naar concrete opdrachten, planning en integraal beheer is niet altijd goed ingericht.

In de dagelijkse praktijk komen meldingen over storingen, inspecties en onderhoud binnen via verschillende kanalen, zoals e-mail, telefoon of aannemers. Deze informatie wordt niet altijd centraal vastgelegd. Daardoor ontbreekt overzicht:

• Wat gebeurt er buiten?
• Welke werkzaamheden zijn uitgevoerd?
• Wat zijn de kosten?
• Wat betekent dit voor prestaties en risico’s?

Sluit de feedbackloop

Volgens Van de Pol is terugkoppeling uit het werkveld cruciaal. “Zorg dat je de feedbackloop sluit.”

Dat betekent: structureel inzicht krijgen in hoe assets daadwerkelijk presteren en degraderen. Slijtage wordt vaak wel gemonitord, maar niet altijd centraal inzichtelijk gemaakt.

Voor het sluiten van de feedbackloop zijn nodig:

• de juiste competenties;
• betrouwbare data;
• goed ingerichte datasystemen.

Technologie en AI kunnen dit proces versnellen. De mens blijft daarbij verantwoordelijk voor de regie en duiding.

Praktijkvoorbeeld: gemeente Rotterdam

De gemeente Rotterdam werkte samen met Pontifexx aan een centrale, integrale informatievoorziening. Meldingen, inspecties, onderhoudsacties en kosten worden vastgelegd in één systeem.

Dat levert overzicht en voorspelbaarheid op. Werkopdrachten worden automatisch gegenereerd op basis van data, zoals draaiuren, inspectieresultaten, slijtage en voorspellende analyses. Via het onderhoudsbeheersysteem (OBS) werken afdelingen met dezelfde informatie. Dit vergroot de veiligheid, efficiëntie en transparantie van het beheer.

Regie op de uitvoering

Stefan van der Heiden (teamleider gemeente Rotterdam) startte vanuit een praktische vraag: wat heeft de vakman nodig om zijn werk goed te doen?

Regie op de uitvoering:

• vergemakkelijkt de samenwerking;
• maakt prestaties inzichtelijk;
• ondersteunt naleving van afspraken en regelgeving;
• levert betrouwbare data op;
• draagt bij aan kostenbeheersing.

Klein beginnen, stap voor stap uitbreiden

Rotterdam begon met één assetgroep (riolering) en één proces (storingsonderhoud). Dat maakte het traject overzichtelijk.

De implementatie was niet eenvoudig. Verschillende afdelingen werkten met eigen registraties en systemen. Ook was er weerstand tegen verandering. Toch bleek een gefaseerde aanpak effectief.

Meetbare effecten

De effecten zijn zichtbaar binnen én buiten de organisatie.

• Er is beter inzicht in de werkzaamheden buiten.
• Afdelingen werken met dezelfde data en communiceren gerichter.
• Operationele data worden gebruikt als input voor het jaarplan.
• Beslissingen en verbeteringen worden onderbouwd met feiten.

Hoe overbrug je het tactisch gat?

Tijdens het interactieve deel van de bijeenkomst bespraken deelnemers welke maatregelen het meest effectief zijn.

Een belangrijke eerste stap: erken dat assetmanagement óók informatiebeheer is.

Daarnaast liggen oplossingen vaak in organisatie en samenwerking:

• luister naar elkaar;
• verbind beleid, tactiek en uitvoering;
• ga mee naar buiten en begrijp de praktijk.

Tips voor organisaties

Overweegt jouw organisatie te werken met één onderhoudsmanagementsysteem? Dan geven Johan van de Pol en Stefan van der Heiden de volgende tips:

1. Begin klein en schaal gefaseerd op.
2. Houd het systeem eenvoudig en gebruiksvriendelijk.
3. Start met een duidelijk proces en een concreet doel.
4. Zorg voor structureel applicatiebeheer.
5. Geef medewerkers tijd om te leren, maar maak deelname onderdeel van de werkwijze.

Vooruitblik

Tot slot werd vooruitgekeken. Naast IMBOR (Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte), dat zich richt op individuele assets, is er behoefte aan een informatiemodel voor beheerprocessen.

De manier van kijken naar beheerprocessen is immers vergelijkbaar, ongeacht de asset. Verdere standaardisatie kan bijdragen aan meer samenhang en voorspelbaarheid in het beheer.