Terugblik: Line of Sight
Op 13 april 2023 kwamen het netwerk van CROW Essit in Den Haag bij het provinciehuis van Zuid Holland. Tijdens deze bijeenkomst werd gekeken naar de Line of Sight (of Zichtlijn). Wat is het? Hoe vullen organisaties het nu in? En welke middelen zijn ontwikkeld door CROW en haar partners om ook in jouw eigen organisatie de Line of Sight goed in te richten? Met deze vragen gingen we samen met diverse gemeenten, adviesbureaus en provincies een middag aan de slag.
Line of Sight gaat over het principe om inzicht te krijgen in de verbinding tussen beleidsdoelen tot en met de uitvoeringswerkzaamheden (en weer terug). Het principe maakt duidelijk dat iedereen die een bijdrage levert aan de zorg voor de assets, moet zien (en begrijpen) waarom bepaalde activiteiten van hem of haar worden verlangd. . Het beroemde voorbeeld is John F. Kennedy die had gezegd dat ze een man op de maan willen zetten. Kennedy komt bij NASA en vraagt aan de schoonmaker: “Wat doe jij hier?”, waarop deze zegt: “Ik help een man op de maan te zetten.”
Dit is een voorbeeld van Line of Sight (LoS): het doel en waarom men iets doet wat bijdraagt aan dat doel, is bekend door de hele organisatie en bij alle functies bekend.
Tekst gaat onder de foto verder
Binnen CROW hebben we voor assetmanagement een kapstok: het iAMPro model voor assetmanagement. Ook hier zien we de LoS terug, van boven naar beneden. Waar het strategische deel bovenin zit (bij o.a. beleid en strategie; het domein van de asseteigenaar), gaat het via de tactische laag (assetmanager) naar de uitvoering (dienstverlener). Met de LoS koppelen we deze diverse verschillende lagen om van doel naar beleid en uitvoering te komen.
Praatplaat gemeente Leiden (Niña Visser)
De gemeente Leiden heeft een praatplaat gemaakt om de LoS iets bespreekbaarder te maken binnen de gemeente. Tot op heden werd er vooral op strategisch niveau gepraat over de LoS, en met de plaat moest deze beschikbaarder worden voor de hele organisatie.
“We hebben ons best gedaan om zoveel mogelijk functies in de plaat te verwerken, zodat zoveel mogelijk collega’s zichzelf erin zouden herkennen”, aldus Niña.
Bovenin de praatplaat zijn vragen te zien die de LoS doorlopen. Ook zie je op het eind de terugkoppeling naar het begin. Deze vragen sluiten aan bij de werkprocessen zoals in het iAMPro model voor assetmanagement.
De plaat helpt ook om inzicht te krijgen in het integraal functioneren van het systeem, en wat de bijdrage daaraan is. Om dit inzicht te delen met collega’s, is met hen het gesprek aangegaan door vragen te stellen zoals ‘wat zie je?’, ‘wat valt je op?’ en ‘waar zie jij jouw plaats?’.
Niña: “Hiermee hopen we dat collega’s ook doorhebben dat zij een plek hebben in het werk van andere collega’s”. Inmiddels zijn er wel kleine effecten van de plaat terug te zien in de organisatie. De gesprekken die de assetmanager heeft samen met de uitvoerder worden nu beter gevoerd.
Het spanningsveld die nog wel in de organisatie speelt is wie eigenaarschap krijgt over de stappen. Moeten we dat opleggen of vanuit intrinsieke motivatie stimuleren?
Vanuit de zaal is het verhaal over de LoS wel herkenbaar. Maar er zijn ook veel vragen over hoe je cirkel rond krijgt. Hoe zorg je ervoor dat het schoffelen buiten, bijdraagt aan het buitengeluk bij de bewoners?
Tekst gaat onder de foto verder
Line of Sight en Provincie Zuid Holland ‘je ziet het pas, als je het doorhebt’ (Hetti van Hamersveld)
De provincie beheert behoorlijk wat assets (denk aan ruim 500km hoofdrijbaan, 349km fietspad, maar ook honderden kilometers vaarwegen en meer).
Het was de vraag, rondom LoS, waar begin je? In dit geval bij het Strategisch Assetmanagementplan (SAMP). Deze krijgt een update met de organisatiedoelen. Vervolgens wordt de nieuwe handreiking ‘Stappenplan Line of Sight’ gebruikt, wat als tussenresultaat is ontwikkeld door de CROW-werkgroep.
Dit proces bestaat uit 5 onderdelen:
- Ophalen: wat krijgen we aangereikt aan ambities en doelen van het vorige niveau?
- Vertalen: hoe vertalen we dat naar werkbare functies en subdoelen van ons assetsysteem en onze assets?
- Vastleggen: in welke (plan)producten leggen we dat vast?
- Doorgeven: wat geven we door aan degene die met de uitkomsten verder aan de slag kunnen?
- Terugkoppelen: wat geven we terug aan het vorige niveau (ter verbetering)?
Wat Zuid Holland nu anders doet is dat ze de betrokkenheid van alle lagen binnen het iAMPro model voor assetmanagement verwachten. Het iAMPro model past de Provincie toe in de organisatie. Wel hebben ze de woorden in de werkprocessen iets aangepast om voor de provinciale context aan te sluiten. Ook checken ze alles bij de volgende stap: biedt het SAMP voldoende houvast voor de uitwerking in assetplannen en verder? En Evalueren en Bijsturen is meer geïntegreerd met o.a. indicatoren om de cirkel naar boven weer rond te maken.
Bij de tactische stappen wordt gekeken hoe goed het SAMP te vertalen is, maar ook wordt er terugkoppeling gegeven van het tactische niveau naar boven, om daar aanpassingen te maken waar nodig. Hetzelfde geldt voor het operationele niveau naar boven.
Op het operationele niveau wordt extra aandacht gegeven aan de samenwerking met externe partijen.
Daarnaast gebruikt de provincie de nieuwe handleiding voor de LoS van CROW. In het thema klimaatadaptatie is een proef gedaan met de handreiking. Wel is het zo dat de vragen die de handreiking meegeeft makkelijker gesteld zijn dan beantwoord. Maar het geeft wel inzicht in de organisatie en wat nodig is. Cruijff verwoordde het goed met “Voetballen is heel simpel, maar het moeilijkste wat er is, is simpel voetballen”.
Vanuit de zaal wordt nog toegevoegd dat het wel heel belangrijk is om een klap op de stukken te krijgen van het bestuur. Het bestuur moet duidelijke organisatiedoelen formuleren en daar een klap op geven. Als het vaag blijft, helpt dat niet in de lijn naar de andere lagen.
Aan de slag
Na de presentaties en een pauzeborrel (geregeld door de gastprovincie Zuid Holland) was het tijd om aan de slag te gaan met de handreiking over de Line of Sight.
Verdeeld in vier groepen, gingen twee groepen aan de slag met de vertaling van een strategische ambitie naar een doelstelling waar je in de stap beheren en programmeren van het iAMPro model voor assetmanagement verder mee kan. De andere twee groepen deden hetzelfde, maar dan met een vertaling van de stap beheren en programmeren naar plannen en onderhouden.
De werkvorm leverde goede gesprekken op. Het liet de voordelen van de handreiking zien, maar ook waar de CROW-werkgroep die bezig is met het document, de handreiking nog verder kan aanscherpen.
Hierover konden we nog verder praten tijdens de afsluitende borrel. Hartelijk dank aan alle sprekers en de gastvrijheid en verzorgen van de provincie Zuid Holland.
