Terugblik: Groeien in standaardisatie asset data - Praktische handvatten voor op elk niveau

Data bij de gemeente Amsterdam - Rob Polhuis

Rob trapt af met DING FLOF BIPS. Oftewel: de landen die in eerste instantie de Euro invoerden. Het invoeren van de valuta was een behoorlijke bevalling, maar het werd de standaard in twaalf landen. Maar nu weten we niet beter en zien we de voordelen. Het is makkelijker handel drijven, en het zorgt voor economische groei. Dit is de kracht van standaardisatie.

Data is de grondstof van informatie. En iedereen wil informatie, maar daarvoor heb je wel de goede data nodig. Standaardisatie helpt daarbij. Maar waar hebben we het dan over? Keuzelijstjes en veldnamen, en dat hetzelfde voor alle applicaties (“Maar dan sla ik het wel heel plat”, aldus Rob).

De lijstjes en veldnamen zijn vast te leggen in een woordenboek, de OTL (object type library). Hierin staan de assets en wat er onder valt. Bij een tafel wordt bijvoorbeeld genoteerd welke afmetingen deze heeft, van welke materialen deze is gemaakt, maar ook dat er poten onder zitten, welke vorm deze heeft.

Maar je wil ook dat iedereen gewoon hun werk kan doen. Bij de gemeente Amsterdam werken duizenden mensen en honderden applicaties. Hoe krijg je het dan voor elkaar dat iedereen met dezelfde standaarden werkt? Met welke standaarden wil je verder?

Je moet bovendien ook met de buitenwacht rekening houden. Want Nederland is groter dan Amsterdam. Je wil dat een aannemer met dezelfde standaarden kan werken in Amsterdam als in Almelo. Dat voorkomt dat de aannemer verschillende ‘talen’ moet kennen om te kunnen werken.

Maar hoe doen we dat?

Amsterdam heeft gekozen om te werken via de BIM-werkwijze. Hiermee voorkomen ze dataverlies en extra kosten (zo hadden ze bij elk project weer opnieuw inmeetkosten). Aan het einde van projecten was het bovendien zo dat ze daarvoor niet altijd alle data goed terugkregen. Door de BIM-werkwijze te implementeren (inclusief de standaarden die daarbij horen), is dit veel beter gegaan.

Dit houdt in dat ze nu bij de aannemer aanleveren wat ze al weten van een projectgebied. Vervolgens geven zij via een Informatie Leveringsspecificatie (ILS) en de OTL aan welke informatie zij terug willen hebben en in welk formaat (standaarden). Hierdoor krijgen ze de juiste data voor de applicaties en de juiste documenten terug aan het einde van een project.

Rob sluit af met de conclusie dat het vooral belangrijk is om keuzes te maken. Welke processen wil je invoeren (en hoe ver ga je daar in), welke data wil je hebben? Over welke assets? Van welke spelers? Met welke applicaties? En hoeveel ben je bereid te investeren? Het gaat er daarbij niet om, om de beste keuze te maken: maar een keuze te maken en daar het beste van te maken.

Groeien in standaardisatie (Jean-Paul Middel, Compris)

Jean-Paul opent met zijn mountainbike. Bij het mountainbiken is het belangrijk om vast te zitten op de fiets. Hiervoor wil je vast zitten in de klikpedalen. Maar dit is niet even eenvoudig, hiervoor moet je even oefenen. Hiervoor kreeg Jean-Paul de tip om te oefenen op gras. Dit betekende niet dat hij niet viel, maar wel dat hij kon oefenen in een veilige omgeving, zonder al teveel kleerscheuren.

Ook in zijn verhaal wilde hij vooral laten zien hoe je goed kan experimenteren (en waar niet) zonder al teveel risico.

Waarom data, informatie en standaardisatie?

Hoe lang gaan de kades nog mee? Welke maatregelen moet ik nemen voor klimaatadaptatie? En welke infrastructuur is toe aan vervanging? Het zijn beslissingen die je maakt op basis van data en informatie.

Dit kan je doen door middel van assetmanagement, gebaseerd op de ISO55000. “Eigenlijk zou dit ook een standaard moeten zijn in Nederland”, echter, in de zaal zijn nog niet veel van de aanwezigen hiermee bezig. Maar linksom of rechtsom, je maakt je beslissingen op basis van de data. Zonder deze op orde te hebben kan je geen beslissingen maken.

Maar voor het gebruik van data, is ook de (controle op de) kwaliteit van de data belangrijk. Bij een korte rondvraag blijkt al dat niet iedereen actief bezig is met deze controle. Het valt onder de procesflow van data.

Maar hier mis je eigenlijk nog wat. Want voor een goede analyse van het gebruik, data-uitwisseling en controle op de datakwaliteit, kan je niet zonder standaarden. Daarom dat Jean-Paul dit toevoegt aan de flow:

Het standaardiseren

Je hebt verschillende manieren om aan de standaard te werken. Rechtstreeks op de landelijke standaard zitten, maar dan zit je redelijk vast aan deze standaard, of via bijvoorbeeld een OTL.

De Object Type Library (OTL) is een standaard die wel in de basis is aangesloten op de landelijke standaard. Maar, in de basis is dit een eigen standaard van een organisatie. Zo kan de OTL gebaseerd zijn op een standaard als IMBOR, IMBGT, IMGeo en anderen. Maar een organisatie kan wel zelf de keuzes maken welke keuzelijstjes zij uit elke standaard meenemen.

Missers uit de praktijk

Standaardiseren is mooi, maar je kan ook missers maken, zo vertelt Jean-Paul. Zo kan je bijvoorbeeld standaardiseren als doel op zich gaan zien. Dan loop je ook tegen problemen aan. En volledige standaardisatie is ook niet nodig. Een Nederlander kan zich prima verstaanbaar maken in België, ondanks dat ze hier ook soms andere woorden gebruiken.  

Een te grote focus op techniek werkt ook niet. Er zijn heel veel leuke technieken in Nederland, van 3D, 4D of 5D BIM, Digital Twins, Big data, COINS containers… “Maar hou rekening met het probleem. Wat wil je oplossen? Door je blind te staren op de techniek ben je bezig met oplossingen voor problemen die niet bestaan.”

Bovendien gaat groeien in de organisatie zo hard als de traagste. Werken in silo’s werkt niet. Merk je dat een team niet mee kan komen? Doe dan een pas op de plaats.

Als laatste adviseert Jean-Paul om niet teveel te experimenteren met de ambitieniveaus. Kijk niet te ver vooruit (geen 10 jaar), maar ongeveer 3 jaar. Zorg voor realistische doelen die te halen zijn.

Hoe dan wel?

Zorg ervoor dat het ambitieniveau op een realistische manier is neergezet. Deze moet niet te  ver van het huidige volwassenheidsniveau afstaan.  Direct van invloed op de af te leggen afstand tot het ambitieniveau:

• Hoeveelheid te standaardiseren soorten data (statische data, dynamische data, procesdata)
• Aan te houden dimensies voor de te standaardiseren objectstructuur (2D, 3D, 4D, 5D etc.)
• Het gewenste uitwisselformat voor asset data (Excel, Geopackage, Linked Data etc.)
• Hoeveelheid levensfasen van een asset waarbinnen wordt gestandaardiseerd (initiatiefase, ontwerpfase, realisatiefase, beheerfase)
• Functieniveau van de OTL (enkel publicatiefunctie of ook herbruikbaar en afgedwongen?)

Direct- en indirect van invloed op de af te leggen afstand tot het ambitieniveau:

• Aantal werknemers binnen organisatie
• Aantal disciplines (teams/afdelingen) assetmanagement
• Aantal beheersystemen assetmanagement

Aan de slag

Na de pauze gingen we aan de slag met de theorie. Eerst door mensen een speciale datavolwassenheidsscan in te laten vullen. Hiermee werd het huidige volwassenheidsniveau van de eigen organisatie bepaald, maar ook het ambitieniveau (en de kloof ertussen).

En hoe kom je van je huidige niveau tot je ambitieniveau? Dit was de volgende stap in deze bijeenkomst. In groepjes gingen de deelnemers met elkaar in gesprek om te kijken welke stappen genomen konden worden in de vier kwadranten Mensen & Organisatie, Cultuur, Processen en Techniek.

Hieruit kwam onder meer naar voren dat Leiderschap (en commitment van leidinggevenden) en daarmee mensen meekrijgen, een gezamenlijk doel, plezier, en de borging van processen belangrijk zijn. Dit zijn de lange termijn doelen. Daarbij was dus vooral te zien dat cultuur, mens en proces belangrijk was. Techniek is vooral faciliterend aan het succes, maar geen doel op zich.

Wat makkelijk te regelen is op de korte termijn is onder andere ‘successen vieren’. Dit gebeurt nog te weinig. Hopelijk kunnen alle deelnemers dus vanaf morgen beginnen met de eerste successen te vieren.

Aan het einde werd deze bijeenkomst in ieder geval gevierd met een borrel.