Omgevingswet moet nu gaan landen in ambtelijke organisatie

De ambtelijke organisatie moet verder zonder de programmaorganisatie die tijdelijk was ingericht voor de invoering van de Omgevingswet. Deze overdracht, in vaktermen van programma naar lijn genoemd, is de afsluiting van een tijdelijke manier van werken. Medewerkers van verschillende afdelingen moeten de nieuwe werkwijzen overnemen. Wat zijn afwegingen die komen kijken bij drie noodzakelijke stappen voor de overdracht: de ontmanteling van het programma, inbedding van verantwoordelijkheden in de organisatie en meekrijgen van alle medewerkers?

Stap 1: Ontmanteling van het programma

Bij het ontmantelen van het tijdelijke programma Omgevingswet kom je als gemeente verschillende keuzes tegen. Wanneer is de overdacht namelijk ‘klaar’? Wanneer kun je afzwaaien als programmamanager, en zeker weten dat alle verantwoordelijkheden goed belegd zijn in de lijn?

In Eindhoven hebben ze gekozen voor een formele overdracht, inclusief harde deadlines en overdracht formulieren. Hierdoor is de overgang van programma naar lijn duidelijk en staat deze op papier. Caroline Hovenkamp (programmamanager Implementatie Omgevingswet) heeft verantwoordelijkheden afgestemd en formeel belegd. Ieder project, proces, instrument, product of thema heeft een eigenaar gekregen in de lijn, vastgelegd in formele overdrachtsdocumenten die ondertekend zijn door de nieuwe verantwoordelijke en door Hovenkamp. Ook is mandaat en budget voor een groot gedeelte al overgeheveld.

In Arnhem is ervoor gekozen om zoveel mogelijk medewerkers uit de lijnorganisatie in te huren voor het programma Omgevingswet. Zo is een overdracht naar de lijn voor een deel ook al belegd: wanneer mensen terug gaan naar hun eerdere functies nemen ze kennis uit het programma mee. Klaas van Haaften (projectmanager Omgevingswet) vertelt dat het programma nog tot eind 2024 actief zal zijn om ondersteuning te bieden aan de lijn. In tegenstelling tot Eindhoven is de overdracht in Arnhem tot nu toe organisch, alhoewel er wel al is nagedacht welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is.

Stap 2: Inbedding verantwoordelijkheden in organisatie

Medewerkers uit de lijnorganisatie moeten zelf ervaren hoe het is om met de Omgevingswet te werken. In Eindhoven heeft het programma ervoor gezorgd dat er genoeg geoefend werd met de nieuwe instrumenten en dat werknemers nieuwe werkwijzen al in praktijk brachten. Bijvoorbeeld door het geven van workshops. Daarnaast heeft het programma geholpen met wegwijzers om je weg te kunnen vinden in online informatie bronnen zoals het IPLO of Aan de slag met de Omgevingswet. Zo kunnen mensen snel de juiste informatie vinden nadat het programma geen ondersteuning meer biedt.

In Arnhem is ambtelijk opdrachtgeverschap en verantwoordelijkheid ook al besproken. De afdeling omgevingsrecht lijkt nu de meeste verantwoordelijkheid te krijgen en zal waarschijnlijk moeten groeien in omvang.

Vaak verzorgen programmamanagers nu nog de informatievoorziening over allerlei relevante zaken voor collega’s. De kunst is om ook nieuwe verantwoordelijken aan te laten haken op kanalen waarop zij relevante informatie kunnen vinden over ontwikkelingen rondom de Omgevingswet.

Implementatieadviseur

In Eindhoven blijft Caroline Hovenkamp nog aan als adviseur tot eind 2023. Haar mandaat om mensen aan te sturen op Omgevingswetgerelateerde zaken is weg nu ze heeft afgezwaaid als programmamanager. Dat kan als effect hebben dat wanneer zaken niet lopen zoals ze zouden moeten, zij niet direct kan aansturen. Maar omdat ze wel aanblijft als adviseur tot eind 2023 hoopt ze zo genoeg ondersteuning te kunnen bieden.

In Arnhem geloven ze ook dat er per afdeling oliemannetjes nodig zijn die het werken in de geest van de Omgevingswet blijven benadrukken. Van Haaften ziet het als zijn rol als projectmanager om deze mensen per afdeling te vinden en hiervoor warm te laten lopen.

EHBO doos

In Arnhem hebben ze, naast een interne en externe communicatiestrategie over de Omgevingswet, een EHBO (‘Eerste Hulp Bij Omgevingswet’) doos ontwikkeld. Deze is vooral ontwikkeld om (tijdelijke) problemen met Toepasbare Regels en het Digitaal Stelsel Omgevingswet op te vangen. Arnhem installeert dit bureau vanaf oktober 2023 tot eind 2024. Dit bureau wordt het aanspreekpunt voor interne en externe vragen.

Onderdeel van dit bureau is ook een functie voor één persoon die ‘uitzoekvragen’ gaat uitvoeren, dus van A tot Z een binnengekomen (mogelijk ingewikkelde) vraag afhandelen. De Omgevingsdienst Regio Arnhem zal in dit bureau opereren, naast andere regionale samenwerkingspartners. Daarnaast kunnen het IPLO of de VNG ingeschakeld worden om hulp te bieden.

Stap 3: Alle medewerkers meekrijgen

Er zijn sceptici die nog niet overtuigd zijn van het nut van de Omgevingswet, ook binnen een gemeentelijke organisatie. Het meekrijgen van deze mensen in de ontwikkelingen richting inwerkingtreding kan een uitdaging zijn. Het kan hierbij helpen om zoveel mogelijk te gaan ‘doen’ en oefenen met deze mensen: zet ze aan een Omgevingstafel en laat ze ervaren hoe het is om hieraan deel te nemen. Zo vermindert hopelijk wat scepsis bij mensen die toch moeten wennen aan een inwerkingtreding van de Omgevingswet in 2024.