Programmeren is het opstellen van een meerjaren-maatregelenprogramma voor assets. De maatregelen kunnen eenmalig zijn (bijvoorbeeld een vervanging) of met regelmaat terugkeren (bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt). Om te kunnen programmeren is informatie nodig over de omvang van het areaal en de kwaliteit van de assets. De term ‘Beheren’ in deze processtap heeft betrekking op het beheren van deze informatie. 

Opstellen meerjaren-maatregelenprogramma
De ontwikkelvisie uit het Strategisch AssetManagementPlan (SAMP) wordt door de assetmanager uitgewerkt in een meerjaren-ontwikkel- en beheerplan. Dit beschrijft voor alle assets in het areaal of ze in aanmerking komen voor vervanging door nieuwbouw, rehabilitatie (opwaardering), instandhouding of uitfasering (afbouw). Ook wordt aangegeven aan welke prestaties de assets moeten voldoen (beschikbaarheid, betrouwbaarheid, capaciteit, etc.). Het resultaat is een maatregelenplan voor de middellange termijn.

De maatregelen moeten leiden tot de gewenste prestaties (de service levels); deze moeten op hun beurt in balans zijn met de risico’s en de levensduurkosten. De maatregelen hebben betrekking op de eigen discipline, maar ook op de raakvlakken tussen verschillende disciplines (bijvoorbeeld bij de rioolbuis die onder een verharding ligt).

Opstellen onderhoudsconcepten
Voor de assets die in stand zullen worden gehouden, stelt de assetmanager (samen met de uitvoerende afdelingen) onderhoudsconcepten vast. Deze beschrijven de strategie voor het onderhoud (hoe ga je het aanpakken?); ze bevatten geen uitgewerkte maatregelen (wat ga je precies aanpakken en wanneer?). Onderhoudsconcepten worden opgesteld op basis van functionele prestatie-eisen (PI's) en risiconormen. Van de belangrijkste assets wordt bekeken wat de faalkansen zijn en wat de gevolgen zijn van falen. Hiervoor wordt de risicomatrix gebruikt, maar dan op een lager niveau. Een onderhoudsconcept bevat onder meer een inspectieplan.

De onderhoudsconcepten moeten ervoor zorgen dat de functionele eisen worden gehaald en dat de risico’s van falen op een aanvaardbaar niveau blijven. (Onderdelen van) assets die niet mogen falen, zullen preventief worden onderhouden. Dit kan door toestandsafhankelijk onderhoud (TAO) of door gebruiksduurafhankelijk onderhoud (GAO). (Onderdelen van) assets die wel mogen falen, kunnen in veel gevallen correctief worden onderhouden. Dit kan door storingsafhankelijk onderhoud (SAO). In de processtap ‘Bouwen en Onderhouden’ worden deze onderhoudsconcepten vertaald naar concrete onderhoudsactiviteiten. Afhankelijk van de assetmanagementstrategie kan ervoor gekozen worden deze maatregelen te combineren met nieuwbouw of rehabilitatie. Het totale maatregelenpakket wordt vertaald naar een exploitatiebegroting. Deze maakt, samen met de investeringsbegroting, deel uit van het eerder genoemde maatregelenprogramma.

Kaders voor operationele uitvoering
De assetmanager bepaalt bijvoorbeeld welke routes gebruikt mogen worden voor zwaar transport en waar er gegraven mag worden. Door handhaving kan het gebruik van een weg worden beïnvloed en verkeersmanagement draagt bij aan de beschikbaarheid van de weg. In geval van kruisingen met vaarwegen kan een bedieningswijze aangeven of de voorrang bij een vaarweg of bij een rijweg ligt en onder welke condities. Een ander aandachtspunt is het opstellen van noodplannen (wat te doen bij calamiteiten?), zoals een incidentmanagementplan. De genoemde kaders vormen de knoppen waar een assetmanager aan kan draaien om de balans tussen prestaties, risico’s en kosten te optimaliseren. En dat is de kerntaak van de assetmanager.

Budgettering
Ook het onderwerp 'budgettering' hoort thuis in de stap 'Beheren en Programmeren'. De levensduurbenadering binnen assetmanagement zorgt ervoor dat beslissingen worden genomen op basis van de totale levensduurkosten (Life Cycle Cost). Deze benadering impliceert dat de kosten van assets worden geoptimaliseerd over hun volledige levensduur, en dus niet over bijvoorbeeld een bestuurlijke plan- of budgetteringsperiode.

Risicobenadering en prioritering
Het is mogelijk dat het budget ontoereikend is voor de benodigde maatregelen op de korte en middellange termijn. De eerste stap is dan dit gegeven - met onderbouwing - terugkoppelen naar de asseteigenaar. Aan de hand van de risicomatrix kan hij expliciet worden gewezen op de risico’s. Per maatregel wordt vastgesteld wat de risico’s zijn als de maatregel niet wordt uitgevoerd, op basis van de bedrijfswaarden. Het resultaat van deze stap is een of risicoregister. Hiermee is het mogelijk de verschillende maatregelen aan verschillende assets met elkaar te vergeleken.

De asseteigenaar kan vervolgens, op basis van een goede onderbouwing, besluiten om meer middelen beschikbaar te stellen. Als die middelen er niet zijn, kan de asseteigenaar temporiseren (de hoogste risico's het eerst aanpakken). Een andere optie is om service levels en/of risiconormen naar beneden bij te stellen. Moet de beschikbaarheid echt 95% zijn, of is 90% ook acceptabel? Hoe ernstig is het risico van iets meer imagoschade? Ook kan de assetmanager, in voorkomende gevallen, verwijzen naar de levensduurkostenbenadering: tegenover de hogere uitgaven op de korte termijn staan besparingen in de toekomst.

Als het budget ontoereikend blijft, zal de asseteigenaar een keuze moeten maken inzake maatregelen (en eventueel service levels en risiconormen). De risicobenadering helpt bij de prioritering van de maatregelkeuze. Als er wel voldoende budget is om alle maatregelen uit te voeren, wordt overigens op een zelfde wijze geprioriteerd.

Service Level Agreement (SLA)
Het maatregelenprogramma en de onderhoudsconcepten moeten ertoe leiden dat de doelstellingen uit de processtap ‘Beleid en Strategie’ worden bereikt. De service levels die daar zijn afgesproken, worden vastgelegd in Service Level Agreements (SLA's; in  het Nederlands ook wel DienstenNiveauOvereenkomsten (DNO's) genoemd). Het zijn overeenkomsten tussen asseteigenaar en assetmanager.

Voor de uitvoering van de (onderhouds)maatregelen maakt de assetmanager afspraken met de uitvoerders. Deze afspraken zijn een doorvertaling van de SLA. De (onderhouds)maatregelen worden uitgevoerd door de eigen organisatie of door een externe partij. In dat laatste geval wordt de SLA in een contract/overeenkomst vastgelegd.  In een SLA wordt ook expliciet afgesproken welke diensten (services) niet worden geleverd; dit voorkomt dat er te veel werk wordt gedaan. Daarnaast wordt per service level aangegeven wat de toegestane afwijkingen (in de vorm van marges) zijn.  De kwaliteit van de geleverde services moet zich binnen deze bandbreedte bevinden.         

     
Optimaliseren van het maatregelenprogramma
De uitvoering van maatregelen en onderhoud moet ertoe leiden dat de afgesproken prestaties en risiconormen worden behaald binnen de kostenkaders. Als blijkt dat met uitsluitend onderhoud de afgesproken service levels niet kunnen worden gerealiseerd, zijn ontwerpaanpassingen nodig in het assetsysteem. Deze optimalisatie komt terug in het maatregelenprogramma.

Informatiebeheer
Voor het bepalen van de maatregelenprogramma’s en onderhoudsconcepten is informatie nodig over het areaal, de kwaliteit van de assets, het functioneren van de assets en hun restlevensduren. De kwaliteit en actualiteit van de gegevens moeten hoog zijn. Daarom is informatiebeheer een cruciale pijler binnen assetmanagement. Niet voor niets begint assetmanagement voor veel organisaties met ‘areaal op orde’. Daarna is het zaak het areaal op orde te houden. Hiervoor is het noodzakelijk de juiste data te verzamelen en deze om te zetten in relevantie informatie. Hiertoe wordt de statische informatie van de assets bijeengebracht (kenmerken over de afmetingen, locaties, etc.) en gecombineerd met de dynamische informatie, zoals inspectiegegevens.

Het eindresultaat
Het resultaat van de processtap 'Beheren en Programmeren' wordt vastgelegd in assetmanagementplannen voor het management van de infrastructuur en in plannen voor de ondersteunende processen.
Voorbeelden van assetmanagementplannen zijn:

• meerjaren-ontwikkelvisie (systeemoptimalisatieplan);
• meerjarenmaatregelenprogramma;
• meerjaren-exploitatie- en investeringsraming;
• risicomanagementplan;
• nieuwbouwplan;
• instandhoudingsplan (met onderhoudsconcepten en -strategieën);
• inspectieplan;
• handhavingsplan;
• verkeersmanagementplan (regelscenario’s);
• bedieningsfilosofie;
• noodplan (incidentplan).

Daarnaast hoort in deze processtap een goed functionerend beheerinformatiesysteem thuis.

Bekijk ook
In 2022 hielden we een reeks bijeenkomsten over de diverse stappen in het iAMPro model voor assetmanagement. Bekijk hier de sessie over beheren en programmeren. Tijdens deze sessie gaan Lennert van Dien (gemeente Utrecht) en Ruud van Hoek (Antea) in op de processtap Beheren en Programmeren.