Een assetmanagementsysteem werkt alleen als iedereen er op de afgesproken wijze mee aan de slag gaat. Hiertoe worden in gezamenlijkheid afspraken gemaakt. Het doel is dat met behulp van het systeem werkzaamheden beter en vlotter zullen worden uitgevoerd. ‘Mens en organisatie’ is geen processtap, maar staat in het hart van  van het iAMPro model voor assetmanagement. Immers: alles draait om de mensen die de beheer- en assetmanagementtaken uitvoeren. 

De organisatie laten aansluiten bij assetmanagement
Er is geen specifieke manier waarop assetmanagement in een bedrijf of instelling moet worden georganiseerd. De enige voorwaarde is dat iedereen die betrokken is bij het managen van de assets, de juiste plek vindt in de organisatie, van uitvoerder tot bestuurder.

Als de hele organisatie vertrouwd is geraakt met het concept van assetmanagement, kan worden gebouwd aan een organisatie die daar het best bij past. De beschrijvingen van de processtappen kunnen hierbij richtinggevend zijn. Het resultaat zal in elk geval een procesorganisatie moeten zijn. Een mogelijke inrichting is: een afdeling 'Projecten', een afdeling ‘Instandhouding’, een afdeling ‘Ondersteunende activiteiten’  en een groep contractmanagers. Tussen deze lagen worden duidelijke verbanden gecreëerd. Daarnaast zijn alle lagen verbonden met het strategische niveau.

Organisatieplan
In het organisatieplan staat beschreven hoe de organisatie eruit behoort te zien.  Verder wordt erin vastgelegd wat van de betrokken medewerkers wordt verwacht en hoe de communicatielijnen lopen. Het organisatieplan omvat:

• de verdeling van de assetmanagementtaken, met inbegrip van verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
• een inventarisatie van de benodigde mensen en middelen;
• een beschrijving van de processen en communicatielijnen;
• een overzicht van regels, protocollen en afspraken (indien nodig).

Ondersteunende activiteiten voor medewerkers
De ondersteunende activiteiten voor medewerkers kunnen betrekking hebben op opleiding en veiligheid. Opleidingen kunnen gericht zijn op een specifieke taak of op een competentie, zoals het leren werken met een assetmanagementsysteem. Het werken aan de hand van de VCA (Veiligheid, gezondheid, milieu Certificaat Aannemers) kan deel uitmaken van het assetmanagementsysteem.

Als een organisatie begint met assetmanagement, bestaat de eerste stap uit medewerkers kennis laten maken met assetmanagement. Daarna volgen verdiepingsslagen. Vervolgens blijft training noodzakelijk, om iedereen scherp te houden en verbeteringen door te kunnen voeren.

Ondersteunende activiteiten voor assets
De ondersteunende activiteiten voor assets zijn bijvoorbeeld het actueel houden van vergunningen, het bevorderen van de veiligheid, het beheren van informatie en het afhandelen van klachten. Een goede kwaliteit van de areaalgegevens (Actueel, Betrouwbaar en Compleet)  is een basisvoorwaarde voor assetmanagement.

Eindresultaat
Resultaten van het onderdeel 'Mens en Organisatie' zijn:

• een organisatieplan, met inbegrip van een beschrijving van de bedrijfsprocessen;
• een opleidingsplan voor de assetmanagementorganisatie;
• een HRM-plan, speciaal voor assetmanagement;
• een communicatieplan, speciaal voor assetmanagement;
• een integraal risicomanagementplan, met inbegrip van de handelwijze bij wijzigingen;
• een begroting
   

Bekijk ook
In 2022 hielden we een reeks bijeenkomsten over de diverse stappen in het iAMPro model voor assetmanagement. Bekijk hier de sessie over mens en organisatie. Tijdens deze sessie gaan Lennert van Dien (gemeente Utrecht) en Ruud van Hoek (Antea Group) in op de het onderdeel Mens en Organisatie.