Deze processtap betreft het monitoren van de prestaties van het assetsysteem en het analyseren van de resultaten. Hierbij wordt bekeken in hoeverre de servicelevels uit de processtap ‘Beleid en Strategie’ zijn gehaald en wat de belangrijkste oorzaken zijn van eventuele afwijkingen. De onderhoudsactiviteiten worden gemonitord aan de hand van klachten en storingen; de conditie van de assets aan de hand van uitgevoerde inspecties. 

Monitoren van klachten en storingen
Voor een assetmanager of uitvoerder is het van belang te begrijpen waardoor klachten en storingen worden veroorzaakt. Net zo goed als dat het belangrijk is om te begrijpen waarom de gewenste prestaties niet worden gehaald. Als er sprake is van een structurele oorzaak, kan het zinvol zijn een structurele (preventieve) maatregel te treffen.  Vaak kan een structurele maatregel ervoor zorgen dat de gewenste prestaties worden behaald, de risico’s binnen de gestelde marges blijven en de onderhoudskosten lager zijn. Maar soms is het beter om geen maatregel te treffen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de kosten van de storingen lager zijn dan de kosten van een structurele maatregel, terwijl de prestaties en risico’s binnen de gestelde eisen blijven.

Behalve de assets zelf, kunnen ook de ondersteunende processen worden verbeterd. Denk bijvoorbeeld aan het voorraadbeheer: door reserveonderdelen paraat te hebben, kan de beschikbaarheid van een asset worden verhoogd. Deze systeem- en ketenaanpassingen vinden plaats in de processtap ‘Beheren en Programmeren’. In alle gevallen is het vastleggen en analyseren van de meldingen een basisvoorwaarde in het uitvoeringsproces.

Monitoren van de conditie van de assets
Een conditiemeting is een gestandaardiseerde meting van de onderhoudsstatus op basis van inspectiegegevens. Conditiemetingen worden uitgevoerd in de processtap ‘Bouwen en Onderhouden’. De meetresultaten kunnen aanleiding zijn om op de korte termijn acties (correctieve maatregelen) uit te voeren. Ze kunnen daarnaast van belang zijn voor de levensduurbenadering in de processtap ‘Beheren en Programmeren’ (corrigerende maatregelen). Verder maken de metingen het effect van de gekozen onderhoudsmaatregelen zichtbaar. Waar nodig kan het onderhoudsprogramma hierop worden aangepast.

De conditiemetingen zelf kunnen ook worden geoptimaliseerd. Op basis van historische gegevens en de monitoringresultaten van de assets kan bijvoorbeeld worden bepaald of de inspectiefrequentie moet worden bijgesteld of dat er op een andere wijze moet worden gemeten.

Monitoren van de prestatie-eisen
De dienstverlener/uitvoerder (service provider) rapporteert de resultaten van zijn werkzaamheden aan de beheerder/assetmanager. Per service level wordt op hoofdlijnen weergegeven wat de stand van zaken is (met een dashboard) en of de prestaties afwijken van de overeengekomen eisen. De betrokkenen bepalen gezamenlijk wat de oorzaken zijn van afwijkingen en wat nodig is om achterlopende service levels op te trekken dan wel 'overprestaties' naar beneden bij te stellen.

Analyseren
Een dashboard alleen is niet voldoende. Er is altijd een reden waarom een service level niet wordt gehaald. Mogelijk wordt de asset niet op de juiste wijze gebruikt, of zijn er verkeerde maatregelen getroffen. Ook (extreme) weersomstandigheden kunnen ervoor zorgen dat een asset niet goed functioneert. Maar het is ook mogelijk dat service levels en strategische doelen (bij nader inzien) te hoog gegrepen zijn. Om verbeteringen te kunnen aanbrengen, is een analyse van de onderliggende processen nodig. De informatie over meldingen en storingen vormt hiervoor de basis. Deze wordt aangevuld met resultaten van analyses op tactisch en strategisch niveau. Indien nodig kan extra onderzoek worden uitgevoerd om extra informatie boven water te krijgen.

Het kan ook voorkomen dat een asset beter presteert dan is afgesproken. Een beheerder / assetmanager zal daar uiteraard blij mee zijn, zolang deze uitkomst tenminste binnen de afspraken valt. 'Overprestatie' kan overigens aanleiding zijn om na te gaan of er geen onnodige werkzaamheden zijn verricht en of de gestelde kaders niet te ruim zijn. Het analyseren van resultaten werkt dus twee kanten op.

Risicobeschouwing
Een essentieel onderdeel van de processtap 'Monitoren en Analyseren' is het beschouwen van de risico’s. Belangrijke vragen zijn onder meer: zijn de aanwezige risico’s aanvaardbaar, passen ze (nog) in de bedrijfswaardenmatrix, zijn er onvoorziene risico’s en zijn er (onvoorziene) incidenten geweest (vast te leggen in het incidentenregister)? De conditiemetingen en het incidentenregister vormen de basis voor de risicobeschouwing. Indien nodig kunnen aanvullende onderzoeken plaatsvinden voor een verdere analyse.

Levensduurkosten
Assetmanagement draait om de balans tussen risico’s, prestaties en kosten. Het laatste onderdeel in de monitoringsrapportages bestaat uit een overzicht van de gemaakte kosten en een indicatie van de verwachte levensduurkosten (voorbij de budgetteringsperiode).

Aanbevelingsrapportage
Periodiek worden de monitoringsrapportages doorgesproken met de beheerder / assetmanager. Bij complexe assets zal de bespreking per kwartaal plaatsvinden, bij kleinere en minder complexe assets is een lagere frequentie mogelijk. Het accent ligt op de mogelijkheden om verbeteringen door te voeren. Ook wordt gekeken naar de mate waarin zij bijdragen aan het totale proces. De uitkomsten worden vastgelegd in een aanbevelingsrapportage voor beheerder/assetmanager en asseteigenaar.

Eindresultaat
De resultaten van deze processtap zijn:

• Analyses van meldingen, storingen en beschikbaarheid
• Analyses van de conditie van de assets
• Monitoringsrapportages op SLA’s
• Kwartaalrapportages / dashboards
• Waar nodig: achterliggende oorzakenanalyses
• Aanbevelingsrapportages

Bekijk ook
In 2022 hielden we een reeks bijeenkomsten over de diverse stappen in het iAMPro model voor assetmanagement. Bekijk hier de sessie over monitoren en analyseren. Tijdens deze sessie gaan Mark van Teylingen (Van Teylingen Advies) en Eric Voost (Waternet) in op de processtap Monitoren en Analyseren.