De processtap ‘Plannen en Voorbereiden’ gaat over de uitwerking van nieuwbouwplannen, herstructureringen en instandhoudingsmaatregelen tot ontwerpoplossingen en bestekken. Daarbij horen ook planningen. Verder komen in deze stap aan de orde het opstellen van specificaties, het uitwerken van ontwerpen, het voorbereiden van contracten en het maken van een keuze tussen zelf doen en uitbesteden. Het resultaat bestaat uit contracten en inrichtingsplannen (ontwerpen).

Ontwerpen
In de processtap ‘Beheren en Programmeren’ is bepaald welke maatregelen moeten worden uitgevoerd. Nieuwbouw, herstructurering en groot onderhoud moeten eerst worden ontworpen, voordat tot uitvoering kan worden overgegaan. Dit gebeurt op basis van een technisch programma van eisen met een vraagspecificatie of een functioneel programma van eisen. De keuze is afhankelijk van met welke ontwerpvrijheden de opdracht in de markt wordt gezet. In beide gevallen is vastgelegd welke prestaties de assets moeten leveren en wat de locatie is. De gewenste prestaties zijn de ontwerpkarakteristieken. Voorbeelden zijn de vraag naar een bepaald type verharding (technisch programma van eisen), of naar de wijze waarop een kunstwerk moet functioneren (functioneel programma van eisen).

Aan de hand van de wensen / specificaties worden schetsontwerpen gemaakt. Al deze schetsen voldoen aan de eisen, maar ze zullen verschillen wat betreft de prestaties, risico's en levensduurkosten. De asseteigenaar maakt uiteindelijk de keuze, met de levensduurkosten als belangrijk afwegingscriterium. Wanneer het besluit is genomen, wordt de voorkeursvariant uitgewerkt tot besteksgereed ontwerp. Dit ontwerp wordt getoetst aan de bovenliggende systeemvisie en kortgesloten met de assetmanager.

Plannen
Een planning is een hulpmiddel om greep te houden op een activiteit, zodat deze efficiënt en effectief kan worden uitgevoerd. Naarmate een project of activiteit complexer wordt, wordt een planning belangrijker. Kritieke onderdelen in een planning bij assetmanagement zijn de bijvoorbeeld de toegankelijkheid van een werk (bijvoorbeeld het open houden versus het afsluiten van een weg), de bereikbaarheid binnen de gemeente, de beschikbaarheid van mensen en materiaal, en de afstemming met andere uitvoerders. Een strikte planning kan ook helpen de overlast voor gebruikers en omwonenden tot een minimum te beperken. Verder is een planning een belangrijk onderdeel van het verwachtingenmanagement tegenover de stakeholders. Bewoners willen graag weten wanneer een activiteit wordt uitgevoerd; terwijlopdrachtgevers belang hechten aan het tijdig uitvoeren van onderhoudsactiviteiten en aan de opleverdatum van een werk.

Voorbereiden van de uitvoering
Afhankelijk van de assetmanagementstrategie wordt in deze stap de keuze gemaakt om een maatregel zelf uit te voeren dan wel aan de markt over te latenBij het zelf uitvoeren is een organisatie nodig waarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder zijn gedefinieerd en vastgelegd.

Bij het uitbesteden aan de markt is een contract nodig waarin de prestatie-indicatoren (PI's) zijn vertaald naar resultaten die aan het einde van het contract moeten zijn gerealiseerd. Naast het contract of bestek kan een contractbeheersingsplan worden geschreven. Dit geeft kaders voor de inrichting van het projectteam en voor de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen dit projectteam.

Eigen uitvoeringsorganisatie inrichten
Een uitvoeringsorganisatie is specifiek ingericht om projecten en activiteiten uit te voeren. De organisatie bestaat uit projectmanager(s), projectleiders, uitvoerders, toezichthouders en ondersteuners. De precieze inrichting is afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden. Als de uitvoering in eigen hand wordt gehouden, ontbreken de contractuele bepalingen die gelden bij uitbesteding aan externe partijen. Toch is het voor de projectbeheersing van belang dat de rol tussen Opdrachtgever (OG) en Opdrachtnemer (ON) helder is afgebakend en dat het project, of de activiteit, in dezelfde verhoudingen wordt uitgevoerd. Dit betekent dat elk project een duidelijke opdracht bevat, een goede scopebeschrijving bezit en dat de afspraken tussen ON en OG vastliggen. Ook moeten ON en OG elkaar kunnen aanspreken als de uitvoering te wensen overlaat.

Contractbeheersingsplan
Wanneer besloten wordt een opdracht op de markt te zetten, is de eerste stap het bepalen van de aanbestedingsvorm. Een belangrijke vraag daarbij is hoe de organisatie de prestatie wil beheersen. Welke risico’s worden in eigen beheer gehouden en welke risico’s kunnen beter door een toekomstige contractpartner worden beheerst? De  afwegingen en keuzes worden vastgelegd in een contractbeheersingsplan. Het opstellen van een risicomatrix is een van de hulpmiddelen bij het bepalen van de aanbestedingsvorm . In het contractbeheersingsplan worden tevens keuzes gemaakt over de wijze van beheersing, zoals systeemgerichte contractbeheersing dan wel de meer traditionele directievoering met toezicht.

Contracten opstellen
Op basis van de gemaakte keuzes in het contractbeheersingsplan wordt een contract opgesteld. De keuze voor de administratieve voorwaarden (bijvoorbeeld UAV-gc of UAV) is afhankelijk van de mate van uitbesteding en de wijze waarop de risico’s worden beheerst. Het resultaat is een contract, bijvoorbeeld een bestek.
 

Eindresultaat
Resultaten binnen deze processtap zijn onder andere:

• Voorontwerp
• Planning
• Contractbeheersingsplan
• Organisatie-activiteitenplan (in geval van zelf doen)
• Contracten 

Bekijk ook
In 2022 hielden we een reeks bijeenkomsten over de diverse stappen in het iAMPro model voor assetmanagement. Bekijk hier de sessie over plannen en voorbereiden. Tijdens deze sessie gaan Mark van Teylingen (Van Teylingen Advies) en Leobert van der Wielen (DON Bureau) in op de processtap Plannen en Voorbereiden.